Trocar de contador sem perder o sono (nem o histórico)
O processo que usamos na AXIOS para migrar uma empresa em até 15 dias — sem multa, sem retrabalho e sem ficar refém da senha do antigo escritório.
Trocar de contador sem perder o sono (nem o histórico)
A frase aparece quase toda semana no nosso WhatsApp: "quero trocar de contador, mas tenho medo de dar problema". É um medo legítimo — uma migração mal feita gera multa por entrega em atraso, perda de crédito tributário e, no limite, certidão negativa bloqueada. A boa notícia é que migrar é mais simples do que parece quando o processo é desenhado.
1. O que pertence à empresa, não ao contador
Boa parte do medo vem de não saber o que você pode exigir do escritório atual. A regra é direta: todo arquivo digital ou físico relacionado à sua empresa é seu, e o contador é obrigado a entregar. Isso inclui balancetes, livros fiscais, SPED, folha, comprovantes — tudo.
- Contrato social atualizado e alterações.
- Últimos 5 anos de SPED Fiscal, ECD e ECF.
- Folha de pagamento, eSocial e DCTFWeb dos últimos 12 meses.
- Acessos do e-CAC, Conectividade Social, JUCERJA, prefeitura.
- Saldos contábeis de abertura para a nova contabilidade.
2. O timing ideal
O melhor momento para migrar é o início de um mês fiscal (dia 1º a 5º), depois do fechamento do mês anterior. Pior momento: véspera de entrega de obrigação acessória (15-20 do mês) ou meio de fechamento de balanço. Migrações em janeiro ou junho-julho costumam ser as mais tranquilas.
3. Os 15 dias da migração AXIOS
- Dias 1–3: assinatura do contrato AXIOS e envio formal da carta de descontinuidade ao contador anterior.
- Dias 4–8: recebimento e auditoria dos arquivos (verificamos consistência fiscal e trabalhista).
- Dias 9–11: importação dos saldos e cadastros, troca de procurações no e-CAC.
- Dias 12–15: primeira folha e primeira apuração de impostos rodando na AXIOS, com reunião de alinhamento.
O que costuma dar errado (e como evitamos)
Os três problemas clássicos são: (1) saldo de abertura inconsistente, (2) procuração eletrônica não revogada e (3) obrigação acessória entregue em duplicidade. Os três são evitáveis com checklist — que a AXIOS executa em toda migração.
Migrar contador não é mudança de mobília. É troca de quem assina o que você precisa entregar todo mês ao governo. Faça com método.